🏢 집합건물 총회 준비 가이드 | 원활한 진행을 위한 체크리스트
📅 집합건물 총회란?
집합건물(공동주택, 오피스텔, 상가 등)의 입주자 대표회의 또는 관리단 회의를 통해 건물 운영 및 관리와 관련된 중요한 사항을 논의하고 결정하는 자리입니다.
총회의 주요 기능
✅ 관리비 예산안 심의 및 승인
✅ 건물 유지·보수 및 시설 개선 논의
✅ 관리규약 개정 및 주요 정책 결정
✅ 관리 업체 선정 및 계약 관련 논의제목: 202X년 정기(임시) 집합건물 총회 준비사항
📢 정기총회는 법적으로 1년에 1회 이상 개최해야 하며, 임시총회는 필요할 때 소집할 수 있 습니다.
📝 집합건물 총회 준비 체크리스트
✅ 1. 총회 일정 및 장소 확정
📍 일정 정하기: 법적 요건을 고려해 날짜와 시간을 조율
📍 장소 예약: 참석 인원을 고려하여 넉넉한 공간 확보
📍 온라인 회의 가능 여부 확인: 필요 시 Zoom, Webex 등을 활용한 비대면 회의 고려
✅ 2. 총회 소집 공고
총회 일정이 확정되면, 법적 기한을 준수하여 공고해야 합니다.
📌 공지 방법
✔️ 아파트, 상가 내 게시판 및 엘리베이터 공지
✔️ 관리사무소 및 입주민 커뮤니티(밴드, 카카오톡, 이메일) 활용
✔️ 우편 또는 문자 발송(법적 요건 준수 필수)
💡 일반적으로 최소 7~15일 전에 공지해야 하며, 관리규약을 확인하세요.
✅ 3. 주요 안건 및 자료 준비
총회에서는 다양한 안건이 논의되므로, 미리 자료를 준비해 참석자들에게 공유하는 것이 중요합니다.
📌 필수 준비 서류
✔️ 전년도 회계 결산 보고서 및 예산안
✔️ 관리비 정산 및 운영 계획
✔️ 주요 의결 사항 (예: 규약 변경, 시설 개선, 관리업체 계약 등)
✔️ 기타 안건 및 입주민 요청사항 정리
📢 사전 자료 배포를 통해 참석자들의 이해도를 높이고, 원활한 회의를 진행할 수 있습니다.
🔥 총회 당일 준비사항
✅ 1. 출석 체크 & 정족수 확인
- 법적 의결 요건을 충족하는지 확인
- 참석자 서명부 및 위임장 관리
✅ 2. 회의 진행 절차 확인
1️⃣ 개회 선언
2️⃣ 참석자 확인 (정족수 충족 여부 확인)
3️⃣ 의장 선출 (필요 시)
4️⃣ 전 회의록 승인
5️⃣ 주요 안건 심의 및 의결
6️⃣ 기타 논의 사항
7️⃣ 폐회 선언
✅ 3. 원활한 진행을 위한 준비물 체크
📌 마이크 및 음향 장비 점검
📌 스크린 & 프로젝터 (필요 시)
📌 투표 용지 및 필기 도구 준비
✅ 4. 투표 및 의결 절차 진행
📌 안건별 투표 진행 & 결과 기록
📌 투표 방법(거수, 서면, 전자투표 등) 결정
✅ 5. 회의록 작성 및 보관
📌 회의 종료 후, 주요 내용을 정리한 회의록 작성
📌 관리사무소 또는 입주자 대표가 보관
💡 원활한 총회를 위한 TIP
🎯 사전 자료 공유 – 참석자들이 안건을 미리 검토할 수 있도록 자료 배포
🎯 시간 엄수 – 회의 시간을 관리하여 효율적인 운영
🎯 공정한 진행 – 모든 참석자의 의견을 존중하며, 원활한 의사 결정 유도
🎯 회의록 관리 – 이후 논란 방지를 위해 철저한 기록 보관
성공적인 집합건물 총회를 위해서는 철저한 사전 준비와 원활한 진행이 중요합니다. 이번 총회도 효율적으로 운영하시길 바랍니다. 😊
🔗 더 많은 정보 확인하기 👉 국토교통부 공동주택관리정보시스템